Як зробити email розсилку від особи вчителя або від школи? Інструкція по створенню розсилки з нуля. Це безкоштовно до 2500 передплатників

У минулій статті ми говорили про те, що розсилку робити варто, сьогодні давайте поговоримо про те, як її зробити і де. Для відправки масових розсилок існують спеціальні сервіси: як вітчизняні, так і іноземні. Вони відрізняються за якістю наданих послуг, за вартістю, але суть їх одна — автор створює список розсилки, пише листа, а потім сервіс доставляє цей лист одержувачам.

Обговорити статтю
Опублікувати свій матеріал

Наш сайт Pedsovet.su за дев’ять років свого існування встиг працювати з декількома сервісами розсилок, а нещодавно (після закриття SmartResponder) ми перейшли в сервіс SendPulse. Саме про нього ми і поговоримо в нашій статті. Тому що розібратися в ньому легко, а для шкіл його послуги будуть ще і безкоштовні: розсилки з числом передплатників до 2500 осіб обслуговуються безкоштовно. Цього повинно вистачити і для вчителів, і для шкіл, і для методичних об’єднань, і практично для будь-яких потреб освітніх установ.

Тут і далі натисніть на картинку для збільшення

Посилання на реєстрацію в SendPulse (при комерційному використанні сервісу передбачена знижка 4000 руб., якщо зареєструватися за цим посиланням від нашого сайту).

Роботу в сервісі розсилок спрощено можна представити у вигляді схеми: формування списку розсилки — написання листа — відправлення листа — відстеження статистики. Давайте розглянемо кожен етап окремо.

Як створити списки розсилки?

У SendPulse список розсилки (групи передплатників) називаються адресними книгами. Ми можемо сегментувати наших передплатників по адресних книг, щоб кожній групі висилати ту інформацію, яка їй цікава. Один передплатник може бути в різних групах, відповідно, йому будуть надсилатися кілька розсилок. Про те, які групи передплатників можна зробити і що їм відправляти, читайте в першій частині статті.

Бажано заздалегідь продумати, які групи передплатників потрібні і створити ці групи. Розбити на частини (сегментувати) одну велику адресну книгу завжди важче, ніж відразу зробити кілька дрібних і одну велику.

В панелі керування розсилками зліва вибираємо пункт Адресні книги.

Нова адресна книга — для створення свого списку розсилки. Наприклад, Батьки учнів перших класів. Не рекомендую робити відразу по початковій школі, тому що в наступному році одна паралель перейде вже в середню школу, а вичленувати їх із списку розсилки буде проблематично.

На наступному етапі сайт запропонує відразу завантажити передплатників в створену групу, це можна зробити не тільки відразу, але будь-коли пізніше. Тому спочатку має сенс створити всі групи передплатників, а потім уже завантажувати туди адреси.

Адресні книги можна редагувати. Для цього виберіть в Меню Адресні книги, знайдіть потрібну книгу і праворуч від назви натисніть на іконку з шестірнею.

Щоб переглянути всіх передплатників, які є в адресній книзі, потрібно натиснути на іконку із зображенням собаки, а якщо завантажені номери телефонів, то на іконку-телефон.

Відкриється сторінка із загальною інформацією по розсилці і переліком передплатників.

Можна виконати пошук контакту за електронною адресою, за статусом, по даті підписки і т. д. Для цього на цій же сторінці потрібно натиснути Фільтр. Щоб скинути фільтр і знову показати всіх передплатників адресної групи — Скинути.

За замовчуванням в адресній книзі є декілька стовпців (змінних): електронна адреса, ім’я, телефон, підлога. Ви можете також створити інші стовпці для адресної книги, щоб зберігати в них якісь дані — Створити змінну.

Ну і завжди можна додати нові контакти в список розсилки по кнопці Додати контакти і завантажити список розсилки на свій комп’ютер — Експорт. А щоб відправити лист цій групі — Створити розсилку.

Як завантажити передплатників в адресну книгу?

Адресну книгу створили, але як же додати в неї електронні адреси? Варіантів два: або імпортувати готовий список розсилки з файлу, або дати можливість читачам самим підписатися.

Імпортування списку розсилки

Розсилати повідомлення можна тільки тим людям, хто сам свідомо на це погодився. Тому наше завдання заручитися таким згодою. В школі можна провести батьківські збори, роздати батькам лист, куди вони впишуть свої ПІБ, електронні адреси і, можливо, телефони. На цьому аркуші явно повинна бути написана назва розсилки, наприклад, «Інформування батьків школи №…» і те, що вони виражають згоду на розсилку. Можна навпроти ПІБ зробити стовпчик з підписами. Цей документ необхідно зберігати як доказ згоди батьків на расслку.

Потім учитель створює таблицю в Excel і вносить дані з аркуша. Таблиця найпростіша, знання Excel не потрібні: форматування будь-який, головне, щоб у кожному стовпці були тільки свої дані. Заголовки, об’єднання осередків — все це не потрібно. Таблицю зберегти і файл передати тому, хто буде керувати списками розсилки. Файл зі списком розсилки не видаляти, а зберігати на всякий випадок як резервну копію списку.

Далі в панелі управління SendPulse потрібно зайти в потрібний список розсилки: Адресні книги — Батьки учнів 1 класу — Додати контакти.

Виберіть файл — вибираємо файл на своєму комп’ютері, натискаємо Завантажити.

Далі відкривається сторінка, де система уточнює у нас, у якому стовпці які збережені дані (змінні). Наприклад, система розпізнає електронні адреси і телефони, але не знає, що саме в нас було в першому стовпці. Те ж саме і з іншими стовпцями, які ми додамо самі.

Галочка Оновити змінні означає, що якщо у нас раніше вже були ці ж електронні адреси в адресній книзі, але, наприклад, не було імен, то імена прикріпити до електронними адресами. При першому завантаженні списку галочка не потрібна. Натискаємо Продовжити.

Відкриється сторінка, на якій через деякий час буде виведений звіт з імпортування: скільки адрес додано, чи є якісь помилки. Якщо список довгий, то це може зайняти кілька хвилин.

І цю процедуру повторити для всіх списків розсилки. Але, зверніть увагу: якщо вам потрібно додати передплатників у кілька адресних книг, наприклад, в загальну адресну книгу з усіма контактами, в адресну книгу батьків класу і кудись ще, то потрібно зробити імпорт в кожну книгу.

Передплатник підписується сам

Другий спосіб додати передплатників — дати їм таку можливість, наприклад, на сайті школи. Таким чином зможуть підписатися випускники школи, якісь інші зацікавлені особи. Підписка відбувається через форму підписки. В панелі SendPulse в меню зліва натисніть Форми підписки — Створити форму підписки, щоб відкрити конструктор форм.

На сторінці:

  • Назва форми — назва, яка буде відображатися в списку форм. Пишіть так, щоб було зрозуміло і через рік.
  • Адресна книга — тут можна вказати одну або кілька адресних книг, куди буде додаватися передплатник. Якщо якийсь адресної книги немає, її можна створити — Нова адресна книга.

На наступному кроці можна створити форму для свого сайту: зліва зверху елементи, які можна додати на форму, зліва знизу налаштування елементів, праворуч — інтерактивний зразок форми. Клацніть по потрібному елементу та встановіть його.

Для підписки можна запросити батьків ПІБ батька, ПІБ дитини, клас (і створити відповідні змінні для зберігання цих даних). Можна поекспериментувати. Але моя думка: батьків і всіх, до кого можна дотягнутися в школі, потрібно імпортувати першим способом, а на сайті школи зробити найпростішу форму, хіба що з додатковим полем типу Хто ти такий, щоб якимось чином цю людину потім можна було перенести в потрібну групу розсилки для випускників, учнів, батьків та інших все-таки різні.

На наступному кроці підтверджуємо дані. Тут же можна отримати HTML-код, який у незмінному вигляді потрібно вставити в код сайту школи (або будь-якого іншого) в тому місці, де ми хочемо, щоб виводилася розсилка. Цей код потім у будь-який час можна отримати на сторінці Форми підписки.

Можна і не вставляти форму на свій сайт, а дати посилання на форму підписки, наприклад, у соціальних мережах, у фойє школи — URL Вашої форми підписки (для фойє краще вставити посилання сюди http://qrcoder.ru і отримати QR-код для зчитування смартфонами).

Як відправити листа

Кожній адресній книзі лист надсилається окремо. Найкраще зробити шаблон листа для всіх листів розсилки, а при написанні окремого листа робити на основі шаблону і створювати і зберігати новий шаблон замість старого, а краще новий. Таким чином за інших адресних книг ви просто будете висилати той же шаблон, щоб не писати один і той же лист декілька раз. (Тут є деякі незручності, але я поки не знаю, як відправити одне і те ж лист з кількох адресних книг одночасно, в тех. підтримку кажуть, що це неможливо).

Отже. В панелі керування SendPulse в лівому меню вибираємо Шаблони повідомлень.

Відкривається сторінка, куди можна завантажити свій шаблон листа або вибрати один з представлених і на його основі зробити свій шаблон.

Вибираємо будь-шаблон, під ним натискаємо Редагувати шаблон.

Відкривається сторінка, де потрібно вказати назву шаблону, внести правки — вставити логотип, ім’я автора розсилки, контактні дані, додати або прибрати якісь блоки. Якщо вам важко з цим, то один раз налаштувати шаблон веб-верстальник або просто людина, яка трохи розуміє HTML, CSS.

Внизу, під шаблоном, є можливість Зберегти його як новий. І ви зможете надалі вже не переробляти всі основні налаштування, і Тестова відправка — щоб надіслати листа на свою електронну адресу, щоб подивитися, як шаблон буде виглядати в листі.

Після збереження шаблону як нового він з’явиться в списку Особисті шаблони. І на основі особистого шаблону вже можна відправляти лист (меню під зображенням шаблону).

Натискаємо Створити розсилку. Відкривається лист, де вказуємо кому будемо надсилати листа, тему листа. Далі.

У вікні вводимо текст листа, вставляємо картинки, посилання. Шаблон зберігаємо як новий шаблон і обов’язково тестуємо лист перед відправкою — Тестова відправлення.

Як завантажити зображення?

Встановлюємо курсор в те місце тексту, де потрібно, щоб з’явилася картинка. На панелі інструментів натискаємо кнопку Вставити / Редагувати зображення.

Натискаємо кнопку вибору зображення.

Якщо раніше ми зображення ще не завантажували, то Завантажити файл (вибираємо файл: Перетягніть сюди… — просто клікніть всередині блоку і виберіть файл на комп’ютері). Якщо вже завантажували, то просто вибираємо одне з представлених зображень.

Зверніть увагу: зображення, надісланого електронною поштою, має бути невеликого розміру: як за піксельною сіткою, так і по вазі. Уявіть, що батьки відкрили розсилку на смартфоні з мобільним інтернетом, а там пара фотографій по 5 Мб. Таке повідомлення відкриватися буде дуже довго, і буде великий витрата трафіку. Краще відправляти картинки до 300 Кб.

Розмір зображень краще зробити не більше 450-500 пікселів.

Якщо потрібно вирівняти зображення по лівому або правому краю, то потрібно перейти на Розширені налаштування — Стилі і прописати:

  • float: left; — картинка зліва, обтікання праворуч;
  • float: rigth; — картинка праворуч-ліворуч.

Приклад обтікання зліва і справа.

Щоб зробити відступ від картинки до тексту, потрібно поставити вертикальний та/або горизонтальний інтервал. Як правило, 10-15 пікселів.

Щоб знайти потрібний спосіб показу картинки, клацніть на ній, щоб вибрати, і потім на панелі інструментів Вставити / редагувати зображення. Змініть параметри, збережіть, подивіться, якщо не влаштовує — ще раз відредагуйте.

Вставка зображень — найскладніше, що є в цьому редакторі. Все інше — як у звичайному текстовому редакторі, тому, думаю, що проблем з оформленням листа бути не повинно.

Після того, як лист повністю написано збережіть його як новий шаблон і відправте. Якщо відправляєте якимось передплатникам лист вперше, то потрібно вказати походження списку розсилки. Буквально кілька слів про те, як відбувався збір електронних адрес, і обов’язково про те, що згода кожного на розсилку у вас є. Згоди не потрібно зберігати завжди.

Найцікавіше: статистика

Після кожної розсилки ви зможете побачити, скільки листів було відкрито, скільки додали в спам, хто конкретно листа прочитав і на яку посилання натиснув. Це все дається автору розсилки для того, щоб він, аналізуючи поведінку користувачів, поліпшував розсилку. Якісь листи будуть мало відкривати, якісь багато. На якісь новини будуть переходити, на якісь ні. Підлаштовуйтеся під свою аудиторію і намагайтеся зробити розсилки більш цікавими.

Знайти загальну статистику можна на сторінці Звіти, далі вибрати конкретний лист, який ви хочете проаналізувати.

Статистику по конкретному користувачеві шукайте на його сторінці. Для цього перейдіть на Адресні книги — Фільтр по імені або електронною адресою — переходьте на передплатника і дивіться.

У цій статті, звичайно, ми досить поверхово розглянули створення розсилки і не торкнулися деякі можливості і деталі. Якщо буде цікаво, ви можете звернутися в технічну підтримку сервісу, почитати документацію або запитати нас в коментарях до цієї статті або на форумі. Але сподіваємося, що ця стаття — швидкий старт з організації розсилки школи чи вчителя, і свою першу розсилку, ви зможете зробити вже на цьому тижні. Напишіть нам, якщо ви організували розсилку, як у вас вийшло і який відгук і передплатників.

Посилання на реєстрацію в SendPulse (при комерційному використанні сервісу передбачена знижка 4000 руб., якщо зареєструватися за цим посиланням від нашого сайту).

Коротко про автора:

Пашкова Катерина Іванівна — редактор сайту Pedsovet.su, викладач курсів комп’ютерної грамотності для дітей і дорослих, менеджер. Автор статей, відеоуроків, вебінарів. У сфері створення і підтримки інтернет-проектів з 2006 р.